Warum die Wahl der richtigen Hausverwaltung entscheidend ist
Eine Hausverwaltung übernimmt wichtige Aufgaben rund um die Immobilie – von der Instandhaltung über die Buchhaltung bis zur Organisation der Eigentümerversammlung. Doch Hausverwaltung ist nicht gleich Hausverwaltung: Der Begriff umfasst verschiedene Bereiche.
In Zeiten des Fachkräftemangels, steigenden Kosten, veralteten Arbeitsweisen und zunehmenden Skandalen rund um Hausverwalter ist es außerdem nicht immer einfach, eine gute Verwaltung zu finden.
In diesem Artikel beleuchten wir die unterschiedlichen Arten der Verwaltung, worauf Eigentümer bei der Wahl einer Hausverwaltung achten sollten, wann ein Wechsel sinnvoll sein kann und welche Alternativen es gibt.
Was ist eine Hausverwaltung und was sind ihre Aufgaben?
Besonders für Eigentümer, die nicht genügend Zeit oder nur wenig Erfahrung mit der Verwaltung haben, kann eine professionelle Hausverwaltung eine große Entlastung sein und dafür sorgen, dass die Immobilie rechtssicher und effizient bewirtschaftet wird.
Die Aufgaben einer Hausverwaltung erstrecken sich über alle wichtigen Verwaltungsbereiche einer Immobilie – von der kaufmännischen und technischen Betreuung bis hin zu juristischen Aspekten.
Je nach Art der Verwaltung variieren natürlich auch ihre Aufgaben und Leistungen. Grundsätzlich lassen sich diese vier Hauptbereiche unterscheiden:
● WEG-Verwaltung: Zuständig für das Gemeinschaftseigentum von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs), inklusive Instandhaltung, Finanzverwaltung und Eigentümerversammlungen.
● Mietverwaltung: Übernimmt die Betreuung von vermieteten Wohnimmobilien im Auftrag der Eigentümer, beispielsweise Mietabrechnungen und Mieterkommunikation.
● Sondereigentumsverwaltung: Speziell für Eigentümer, die ihre einzelne Wohnung vermieten, aber die Verwaltung nicht selbst übernehmen möchten.
● Gewerbeimmobilienverwaltung: Fokussiert sich auf die Betreuung von Gebäuden, die überwiegend gewerblich genutzt werden.
Gut zu wissen:
Sie müssen zwischen Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum unterscheiden. Gemeinschaftseigentum umfasst alle Gebäudeteile, die allen Eigentümern gemeinsam gehören – etwa Treppenhäuser, Aufzüge oder Außenanlagen. Hier ist der WEG-Verwalter für die Organisation und Verwaltung zuständig.
Sondereigentum hingegen bezeichnet abgeschlossene Wohneinheiten innerhalb des Gebäudes. Die Verantwortung hierfür liegt beim jeweiligen Eigentümer, der die Verwaltung entweder selbst übernehmen oder an eine externe Verwaltung übergeben kann.
Die Aufgaben einer WEG-Hausverwaltung
Die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums einer WEG umfasst kaufmännische, technische und rechtliche Aufgaben, die im Interesse der Eigentümer erledigt werden.
Wirtschaftliche Aufgaben
Die finanzielle Organisation der WEG umfasst unter anderem:
● Management der Hausgeldzahlungen und des Bankkontos
● Aufstellung und Kontrolle von Finanzplänen und Betriebskostenabrechnungen
● Buchführung und Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit
● Durchführung von Mahnverfahren und Verwaltung zusätzlicher Umlagen
● Koordination von Arbeitskräften, beispielsweise Hausmeistern
Technische Verantwortlichkeiten
Die Sicherstellung des baulichen Zustands und der Modernisierung des Gemeinschaftseigentums beinhaltet:
● Beauftragung und Beaufsichtigung von Handwerkern und Sachverständigen
● Organisation und Umsetzung von Renovierungs- sowie Instandhaltungsmaßnahmen
● Überprüfung und Wartung technischer Systeme wie Aufzüge oder Heizungsanlagen
● Erfassung und Dokumentation von Verbrauchsdaten für Strom, Wasser und Wärme
Juristische Tätigkeiten
Die rechtlichen Aspekte der Verwaltung sind essenziell und beinhalten:
● Interessenvertretung der Eigentümergemeinschaft gegenüber Dritten
● Unterstützung bei Rechtsstreitigkeiten sowie Anfechtung von Beschlüssen
● Verhandlung und Abschluss von Wartungs- oder Versicherungsverträgen
● Einleitung von Inkassoverfahren bei ausstehenden Zahlungen
Aktuelle Herausforderungen für Eigentümer bei der Hausverwaltersuche
Immer mehr Eigentümer stellen fest, dass sich die Suche nach einer guten Verwaltung ziehen kann. Besonders kleine WEGs werden oft abgewiesen.
Hierfür gibt es mehrere Gründe:
Zunächst gibt es einfach einen enormen Verwaltungsaufwand. Denn in Deutschland gibt es rund 9,3 Millionen Eigentumswohnungen, verteilt auf 1,8 Millionen Wohngebäude. Rund 62 % dieser Gebäude gehören zur Größenkategorie 3 bis 12 Einheiten. Viele Hausverwaltungen lehnen diese kleinen WEGs ab, da sie als weniger lohnenswert gelten und es an Kapazitäten mangelt.
Der Hausverwaltermarkt in Deutschland ist nämlich stark fragmentiert: Viele der rund 30.000 Hausverwalterbetriebe sind kleine Unternehmen mit nur zwei bis drei Mitarbeitenden. Dies erschwert auch die Einführung neuer, effizienter Arbeitsmethoden, wie den Einsatz moderner Technologie. Schätzungsweise 33 % der Hausverwalter arbeiten noch mit Excel oder sogar Papier, was Prozesse ineffizient und fehleranfällig macht.
Gleichzeitig verschärft der Fachkräftemangel die Situation: Qualifiziertes Personal ist bereits schwer zu finden, zudem geben 25 % aller Verwalter in der Wohnungswirtschaft an, in den nächsten 5 Jahren in den Ruhestand gehen zu wollen.
Wie finden Eigentümer 2025 eine gute Hausverwaltung? Darauf sollten Sie bei Ihrer Wahl achten!
Die Wahl der richtigen Hausverwaltung ist entscheidend, um den Wert und die Funktionalität Ihrer Immobilie langfristig zu sichern. Hier sind einige Schlüsselkriterien, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen können:
1. Leistungsumfang und Aufgabenbereich
Achten Sie darauf, dass der Leistungsumfang der Hausverwaltung zu Ihren individuellen Bedürfnissen passt. Dies betrifft sowohl die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums (WEG-Verwaltung) als auch die Verwaltung von Sondereigentum, insbesondere wenn Sie Eigentumswohnungen vermieten. Ein klar definierter Aufgabenbereich sorgt für Transparenz und vermeidet spätere Missverständnisse.
2. Kostenstruktur und Transparenz
Eine faire und transparente Kostenstruktur ist essenziell. Versteckte Gebühren oder unklare Zusatzkosten können die Beziehung zu Ihrer Hausverwaltung belasten. Stellen Sie sicher, dass alle Kosten im Voraus klar kommuniziert werden, damit Sie keine unangenehmen Überraschungen erleben.
3. Moderne und innovative Arbeitsweisen
In Zeiten wachsender Herausforderungen gewinnen moderne und digitale Ansätze immer mehr an Bedeutung. Ziehen Sie am besten Hausverwaltungen in Betracht, die spezialisierte Software und Tools nutzen, um effizienter zu arbeiten. Durch digitale Prozesse wie Online-Eigentümerversammlungen und automatisierte Abläufe kann Ihre Eigentümergemeinschaft zusätzlich entlastet werden. Wer offen für digitale Lösungen ist, findet oft leichter eine geeignete WEG-Verwaltung.
4. Kundenzufriedenheit & Bewertungen
Erkundigen Sie sich nach der Erfahrung anderer Eigentümer mit der Hausverwaltung und deren Service. Bewertungen und Empfehlungen sind ein wertvolles Hilfsmittel, um ein realistisches Bild der Qualität und Zuverlässigkeit des Dienstleisters zu bekommen. Zufriedene Kunden sprechen für eine gute Verwaltungspraxis.
5. Erreichbarkeit und Servicequalität
Überprüfen Sie, wie gut und schnell die Hausverwaltung erreichbar ist. Bei dringenden Fragen oder Problemen sollte eine schnelle Reaktionszeit gewährleistet sein.
Untreue und unzuverlässige Hausverwaltungen: So können sich Eigentümer schützen
Unzuverlässige Hausverwaltungen setzen Beschlüssen nicht um, reichen Abrechnungen verspätet ein oder kommunizieren nur mangelhaft mit den Eigentümern. Doch besonders besorgniserregend wird es, wenn Hausverwalter WEG-Gelder missbrauchen.
Ein Mangel an Transparenz in der Verwaltung der WEG-Finanzen, wie undurchsichtige Zahlungsvorgänge oder wiederholtes Umbuchen von Geldern zwischen verschiedenen Konten, kann ein erster Hinweis auf Veruntreuung sein. Wenn dann auch noch die Jahresabrechnungen unvollständig sind oder Fragen nur ausweichend beantwortet werden, sollten Sie aufmerksam werden.
Wie können Veruntreuung und unzuverlässige Hausverwaltungen vermieden werden?
Um sich vor unzuverlässigen oder untreuen Hausverwaltern zu schützen, sollten Eigentümer regelmäßig die Finanzen und die Arbeit der Verwaltung überprüfen. Eine transparente Verwaltung durch digitale WEG-Konten ermöglicht Echtzeit-Einsicht in die Finanzen und hilft, Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu erkennen. Es ist ratsam, klare Verträge zu schließen und im Verdachtsfall sofort rechtliche Beratung einzuholen.
Außerdem kann ein Verwaltungsbeirat das Risiko von Veruntreuung senken, indem er den Hausverwalter regelmäßig und Einsicht in Bankunterlagen erhält. Zudem sollte ein offenes Fremdgeldkonto geführt werden und die Bank Auszüge an den Beirat und Hausverwalter senden.
Gut zu wissen:
Die Verwendung eines Treuhandkontos zur Verwaltung von WEG-Geld ist rechtlich nicht erlaubt! Achten Sie darauf, dass dies bei Ihrer Hausverwaltung nicht der Fall ist.
Wie sollten Sie vorgehen, wenn ein Verdacht der Veruntreuung besteht?
Wenn Sie als Eigentümer den Verdacht haben, dass Gelder veruntreut wurden, gehen Sie am besten wie folgt vor:
1. Einsicht in Unterlagen und Bankkonten verschaffen
Als erstes sollten Sie Einsicht in alle relevanten Unterlagen und Bankkonten anfordern. Der Verwaltungsbeirat hat möglicherweise Zugang zu den Konten, andernfalls können Sie den Hausverwalter schriftlich auffordern, alle Unterlagen zur Verfügung zu stellen.
2. Außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen
Wenn der Verdacht weiterhin nicht ausgeräumt werden kann, sollten Sie eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen. Diese kann bei Bedarf auch durch den Verwaltungsbeirat organisiert werden.
3. Hausverwalter abberufen und Vertrag kündigen
Bei bestätigtem Verdacht auf Veruntreuung oder bei weiterhin ungeklärten Zweifeln sollte die Hausverwaltung abberufen und der Vertrag gekündigt werden.
Hausverwaltung wechseln: So einfach geht es in 5 Schritten
Sollte es tatsächlich zu einer Veruntreuung gekommen sein oder andere Gründe zur Unzufriedenheit, wie ständige Konflikte, unzureichende Leistung oder Preissteigerungen geben, ist es Zeit für eine neue Hausverwaltung.
Dank der Novellierung des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) im Jahr 2020 ist der Hausverwalterwechsel leicht durchzuführen. Eigentümergemeinschaften können nun ohne wichtigen Grund und mit einfacher Mehrheit den Verwalter abberufen.
Dabei können Sie nach diesen Schritten vorgehen:
1. Hausverwaltersuche
Bevor der Hausverwalter gewechselt wird, sollten Eigentümer gemeinsam ihre Anforderungen für die neue Verwaltung definieren, wie Preisvorstellungen und bevorzugte Leistungen. Es ist ratsam, drei Angebote einzuholen, diese zu vergleichen und auf Referenzen zu achten. Eine gründliche Recherche, auch durch Internetrecherche und persönliche Empfehlungen, ist wichtig. Stellen Sie bestenfalls sicher, dass die Hausverwaltung Erfahrung mit ähnlichen WEGs hat und auf ihre speziellen Bedürfnisse eingehen kann.
2. Eigentümerversammlung zum Verwalterwechsel
Sobald Angebote vorliegen, wird eine Eigentümerversammlung (ETV) vorbereitet. Der Verwalterwechsel muss als Tagesordnungspunkt aufgeführt werden, damit alle Eigentümer sich ausreichend vorbereiten können. Sollte der aktuelle Verwalter sich verweigern, kann der Verwaltungsbeirat diese Versammlung einberufen.
3. Beschlussfassung
Für den Wechsel sind vier Beschlüsse erforderlich: Abberufung des alten Verwalters, Kündigung seines Vertrags, Wahl eines neuen Verwalters und Abschluss eines neuen Vertrags. Diese Entscheidungen benötigen eine einfache Mehrheit der Eigentümer.
Gut zu wissen:
Gibt es Eigentümer, die nicht persönlich an der Versammlung teilnehmen können, ermöglicht eine schriftliche Vollmacht ihnen ihr Stimmrecht zu nutzen.
4. Vorstellung der neuen Verwaltung
Falls mehrere Hausverwaltungen zur Wahl stehen, präsentieren diese ihre Leistungen und Referenzen in einer kurzen Vorstellungsrunde. So gibt es schon mal eine Möglichkeit, sich kennenzulernen, Fragen zu stellen und gemeinsam nächste Schritte zu planen. Finden Sie heraus, ob man als Team funktionieren würde, dies erleichtert oftmals die finale Entscheidung.
5. Neubestellung
Nach der Wahl des neuen Verwalters wird dieser offiziell bestellt und der Vertrag unterzeichnet. Anschließend erfolgt die Übergabe aller relevanten Dokumente und Konten, was meist ein bis zwei Monate in Anspruch nimmt. Danach kann die neue Hausverwaltung ihre Arbeit aufnehmen.
Kann ein Eigentümer die Verwaltung übernehmen?
Ja, ein Eigentümer kann die Verwaltung einer WEG übernehmen, basierend auf § 18 Abs. 1 WEG. Es gibt zwei Formen der Selbstverwaltung: die “echte” Selbstverwaltung, bei der alle Eigentümer gemeinsam verwalten, und die häufiger angewendete “unechte” Selbstverwaltung, bei der ein interner Verwalter aus den Reihen der Eigentümer gewählt wird. Der Wechsel zur Selbstverwaltung erfordert in der Eigentümerversammlung eine einfache Mehrheit oder kann per Umlaufbeschluss erfolgen.
Die Selbstverwaltung
Die Selbstverwaltung bietet eine interessante Alternative zur klassischen Hausverwaltung. Sie ermöglicht es Eigentümern, Kosten zu sparen und die Verwaltung selbst zu übernehmen. Um nach § 19 Abs. 1 WEG eine ordnungsgemäße Verwaltung durch den internen Verwalter zu garantieren, muss dieser folgende Aufgaben übernehmen:
● Aufstellung der Hausordnung
● Erstellung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung
● Planung, Durchführung und Nachbereitung einer ordentlichen Eigentümerversammlung – mindestens einmal pro Jahr
● Ansammlung einer Erhaltungsrücklage
Hierbei lassen sich die Organisation von Eigentümerversammlungen und die Buchhaltung durch digitale Hilfsmittel und Plattformen deutlich erleichtern.
Gut zu wissen:
Besonders in kleinen WEGs kann die Selbstverwaltung eine gute Möglichkeit sein, um Kosten zu senken, da externe Hausverwalter hier häufig ablehnen oder hohe Gebühren verlangen.
Jedoch bringt die Selbstverwaltung auch ihre Herausforderungen mit sich:
Eigentümer müssen sich mit rechtlichen und kaufmännischen Pflichten auseinandersetzen und ausreichend Zeit für Verwaltungsaufgaben aufbringen. Ein gewisses Fachwissen ist nötig, um komplexe Themen wie Instandhaltungsmaßnahmen oder rechtliche Streitigkeiten professionell zu managen. Deshalb sollte jede WEG sorgfältig prüfen, ob Selbstverwaltung eine praktikable Lösung ist.
Fazit zur Wahl der richtigen Hausverwaltung
Die Wahl der richtigen Hausverwaltung ist entscheidend für den Werterhalt und die effiziente Verwaltung Ihrer Immobilie. Wer frühzeitig recherchiert, digitale Lösungen berücksichtigt und Transparenz einfordert, kann sich vor unzuverlässigen Verwaltern schützen und langfristig eine stabile Verwaltung sicherstellen.
